如何培养对数字的敏感度

如何培养对数字的敏感度

数学不好的人,数字能力就不好吗?对数字敏感的人,成本掌控能力就一流吗?虽然答案未必是肯定的,但想在工作上事半功倍,就必须养成对数字敏感的20个好习惯. 每每说到数字,人们下意识地就会说：“我数学最烂了!”而既然数学很烂,显然也就不会懂得太艰深的数学公式或原理,更别说是怎么应用了.所以,我们或许可以说,数学烂的人就无法将太高深的数学用在职场上,但有没有另一种可能的状况是：商场上所用到的数学,其实都不会很难,有专家说是不会超过高中数学程度；也有人说,只要会加减乘除即可. 这很容易得到验证,因为我们很少听到什么经营之神是数学家,反倒经常听到没读过什么书的杰出企业人士,对于财报数字了若指掌. 在工作场合里,我们会看到很多数字,但是我们不见得要计算这些数字,重点是对于数字要有一种“感觉”.感觉也许还是太过抽象,具体一点地说,就是要在心中对于数字所反映出来的真实,依据自己的专业与经验,建立起一套评断的标准,然后据以做出行动. 以下这20个数字力,不只是观念,更要养成一种习惯.如果在逐一检视之下,你发现自己已经多半具备,那恭喜你堪称“数字达人”,但如果发现自己缺了很多项,也不要觉得自己是“数字白痴”,因为它们都不难学会. 1.体认数字的重要性 “在商业世界里,数字非常重要.”这句话看似抽象,却很真切.数字就像体检表,是行动的结果和评量的工具；数字也像仪表板,可指引方向和预测未来. 2.养成凡事附上数据与参考资料的习惯 数字是沟通、说服及谈判的重要依据.例如,如果想申请增加设备,试着加上“可达到总费用节省多少钱”,让数字为你说话,或许就能提高通过的机率. 3.在评估或分析任何情况时,都试着将其数字化 简单明了的数字,十分有助于记录、资讯传达、比较检讨及分析等商业行为.这就像是学习做一个“重视金额”的人,凡事不以感情（感觉、印象、善恶）做判断,而是以“金额”“数字”“比率”,作为衡量的尺度.例如,如果认为举办宣传活动可提升产品知名度,那就试着将知名度,换算成“金额”. 4.将PDC循环应用在工作上 在采取任何行动前,都要拟定计划（Plan）,然后实际执行（Do）,接着再检核（Check）结果与计划之间的落差,作为修正行动（Action）的参考. 5.经常以矩阵图思考问题 面临错综复杂的问题时,可以矩阵图加以展开,从中可发掘出未曾发现的问题点,然后再依据问题点的急迫性与重要性,研拟对策. 6.有时间观念 假设A公司1小时能处理1单位的工作量,B公司则是1小时10单位,这个10倍的差异,可换算成B公司1年处理的工作量,A公司得耗时10年.时间既可以换算成金钱、效率,更速度的展现.因此,有数字力的人不会虚度光阴,也会守时、守信用. 7.有效运用资金 要发挥金钱的价值,就必须在使用金钱之前,预测效果或效益如何,使用之后更要详细确认.在日常生活中,养成大小事情都必以“损益计算”的方式来思考. 8.养成计算（合计值）的习惯 许多人都有类似经验,那就是错误的数字往往像滚雪球一般,进货量、销售量或库存量的登记,有时候是一个项目出错,就连带一直错下去一样.因此,对于图表内的数字或金额,习惯性地进行加总,方便于在做整体控管时,能够依重要程度判定优先顺序. 9.将所有目标都数据化 日产汽车（Nissan）执行长卡洛斯·高恩（Carlos Ghosn）曾说：“无法数据化的目标,我无法执行.” 有时候,组织的愿景或任务,都是较为抽象的,因此要落实为具体的数字,才能执行与评量. 例如,可将“拓展人脉”这项目标,转化为“每个月与人交换30张名片,而且日后与其中5位保持联系”或是将“加强广告活动”转化为“向15家媒体宣传,达到8家确实刊载”. 如果目标较为远大,最好能区分为近程、中程和长程三阶段,然后再决定每一段时期要达成的目标.这个过程就是所谓的“倒算力”,亦即为了达成远程的目标,往回推算中程、近程应该做什么,甚至近到这个月、这星期或现在就该做什么,作为达成目标的查核点. 10.追究数字出错的原因 数字出错时,不是更正即可,更要探究导致错误的原因,并且提出预防过失再度发生的对策. 11.保留数字修正的纪录 将错误的数字更正后,仍要保留原本（错误）的数字,一方面可供日后检视修正过程的原委,另一方面可作为重要的检核点,因为修正过的数字,仍有可能出错,因此,“修改纪录”可作为审慎计算的重要提醒. 12.随时掌握取最新的数据 过时的数据不但没有意义,甚至会造成误导,因此一定要迅速、正确地处理资料,随时将数字的纪录更新成最新的资料. 13.数字是两面刃 数字固然是沟通与说服的利器,但是若恶意扭曲,则会成为诈欺的工具.许多企业弊案就是起因自窜改财报数字,试图欺骗视听. 14.计算会议成本,检视费用与成果之间的关系 英特尔（Intel）董事长安迪·葛洛夫（Andy Grove）曾以“经理人的时薪×会议时数”计算会议成本,藉以说明会议的召开必须有效率和具体成果,否则就是浪费人力与资源.换言之,与会者的位阶越高、人数越多、时数越长,会议的成本就越高.若会议成本低于回收成果,就没有开会的必要. 15.计算公司各部门的成本开销 这是一种“磨练经营感觉”的好方法,因为各行各业及组织内各部门,都要做成本控管.成本可以决定产品售价（成本+利润=售价）,而透过成本内容的分析,有助于了解哪些项目成本过高或效率不彰. 16.了解公司的基本损益制造,并且知道问题所在 会计的最基本原则就是简单的减法：利润（损失）=营业额－费用；现金=收入－支出.懂得了这个简单的算式,就可以感觉与现实之间的差异,同时找到企业为何亏损的关键.企业想提升利润,唯一的方法就是增加收入、减少费用,但如果两者相减之后为负,就会出现亏损. 这样虽然简化了公司的损益构造,但是却可以作为思考问题的起点和线索.例如,如果公司都没赚钱,但还是会产生费用,那为了不让损失扩大,可以减少哪些开销,进而构思对策与采取行动. 17.订制重大投资决策时,能评估效益和风险 无论是设备投资或其他重大投资计划,在预估收益和现金流量时,至少都要估计出乐观与悲观的情势,而最后在做判断时,通常是依据后者做决定,做好面对失败的准备（最大的损失就是这个程度）. 18.从经营者的角度分析公司的财务报表 不只是看懂各类财务指标,还要能够看出背后的管理意涵,找出公司的优势与弱点.看懂财报的基本技巧是,不要用“读”的,而是“找”出财报中有问题的关键数字.最重要的则是“比较”,因为比较与竞争是一体两面,不但要比较公司过去一年的财报数字攀升或骤跌,也要比较同业竞争者或其他行业在财报上显现的重要数字. 19.对于公司的税务有基本的认识 我们对于自己的所得当中,有哪些可以减税或不用报税都会斤斤计较,对于公司也要抱持同样的心态. 20.数字不是绝对的 数字是决算或预估的数值或假设,但不是绝对的标准.例如,我们现在都已经知道智商高的人,不见得就会是杰出的工作者,还要将其他的人格特质纳入考量.因此,真正有数字力的人,不会将数字的力量无限上纲,反而更懂得数字也有其限制